POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE
1. Introducere
Bine ați venit pe website-ul alphardedu.eu, platforma oficială a Alphard Educational, dedicată organizării de tabere educaționale de limba engleză, cluburilor de limba engleză pentru copii și adolescenți, excursiilor și programelor educaționale desfășurate atât în România, cât și în alte țări.
Respectăm dreptul fiecărei persoane la viață privată și la protecția datelor cu caracter personal. Datele dumneavoastră sunt prelucrate cu responsabilitate, transparență și în conformitate cu legislația aplicabilă privind protecția datelor cu caracter personal.
Prezenta Politică de Confidențialitate explică:
ce date colectăm;
de ce le colectăm;
în ce scop sunt utilizate;
cine are acces la acestea;
cât timp sunt păstrate;
care sunt drepturile dumneavoastră;
cum vă puteți exercita aceste drepturi.
Această politică este redactată în conformitate cu:
Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția datelor (GDPR);
Legea nr. 190/2018 privind măsurile de punere în aplicare a GDPR în România;
legislația română și europeană aplicabilă serviciilor online și comunicațiilor electronice.
Prin utilizarea website-ului alphardedu.eu confirmați că ați luat cunoștință de prezenta Politică de Confidențialitate.
2. Operatorul datelor cu caracter personal
Operatorul datelor cu caracter personal este: Alphard Educational
Denumire juridică: ALPHARD EDUCATIONAL SRL
CUI: 47227787
Sediu social: Dacia 3, Piatra Neamt
Email: alphardeducationalcentre@yahoo.com
Telefon: +40 740 335 385
Website: https://alphardedu.eu
În sensul Regulamentului (UE) 2016/679, Alphard Educational este operatorul care stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor cu caracter personal.
3. Domeniul de aplicare
Această politică se aplică tuturor persoanelor care utilizează website-ul, inclusiv:
vizitatori;
părinți sau tutori legali;
copii și elevi înscriși în programe;
persoane interesate de tabere;
participanți la excursii educaționale;
persoane care solicită informații;
colaboratori;
profesori;
parteneri.
4. Ce reprezintă datele cu caracter personal
Prin date cu caracter personal se înțelege orice informație care poate identifica direct sau indirect o persoană fizică.
Exemple:
nume;
prenume;
adresă de email;
număr de telefon;
adresă poștală;
date privind rezervările;
adresa IP;
identificatori online;
informații privind dispozitivul utilizat;
imagini foto sau video;
informații comunicate voluntar prin formularele website-ului.
5. Principiile după care prelucrăm datele
Activitatea noastră respectă principiile fundamentale prevăzute de GDPR.
Legalitate: Prelucrăm date numai dacă există un temei legal.
Echitate: Nu utilizăm datele într-un mod care ar putea produce efecte nedrepte asupra persoanelor vizate.
Transparență: Explicăm clar ce date colectăm și în ce scop.
Limitarea scopului: Datele sunt utilizate numai pentru scopurile comunicate.
Minimizarea datelor: Solicităm doar informațiile strict necesare.
Exactitate: Depunem eforturi pentru ca datele să fie corecte și actualizate.
Limitarea stocării: Datele nu sunt păstrate mai mult decât este necesar.
Integritate și confidențialitate: Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice pentru protejarea informațiilor împotriva accesului neautorizat, modificării, pierderii sau divulgării.
6. Ce categorii de date colectăm
În funcție de modul în care utilizați website-ul, putem colecta diferite categorii de date.
6.1 Date furnizate voluntar
Atunci când completați un formular de contact sau solicitați informații, puteți transmite:
nume;
prenume;
adresă de email;
număr de telefon;
localitate;
mesajul transmis;
informații privind copilul pentru care solicitați informații.
Nu solicităm transmiterea de date sensibile prin formularele generale de contact.
6.2 Date privind înscrierea la tabere sau programe
În cazul înscrierii într-un program educațional pot fi necesare:
numele copilului;
vârsta;
data nașterii;
numele părinților;
date de contact;
informații privind limba engleză;
opțiunile de program;
informații logistice necesare organizării activităților.
În funcție de specificul taberei, ulterior înscrierii pot fi solicitate informații suplimentare exclusiv în măsura în care acestea sunt necesare organizării activităților.
6.3 Date colectate automat
La accesarea website-ului pot fi colectate automat:
adresa IP;
browser utilizat;
sistem de operare;
rezoluția dispozitivului;
limba browserului;
paginile vizitate;
durata vizitei;
data și ora accesării;
sursa accesării;
informații statistice privind utilizarea website-ului.
Aceste informații sunt colectate în principal prin cookie-uri și tehnologii similare.
6.4 Date rezultate din comunicări
Atunci când comunicați cu noi prin email sau telefon, putem prelucra:
conținutul mesajelor;
istoricul comunicărilor;
documentele transmise;
solicitările formulate;
răspunsurile oferite.
7. Date privind copiii
Activitatea Alphard Educational este orientată către copii și adolescenți.
Protejarea datelor minorilor reprezintă una dintre prioritățile noastre.
În majoritatea situațiilor, datele copiilor sunt furnizate de:
părinți;
tutori legali;
reprezentanți legali.
Nu încurajăm transmiterea directă de date personale de către copii fără acordul părinților.
Atunci când legislația impune existența consimțământului părintelui sau al reprezentantului legal, acesta va fi solicitat înainte de prelucrarea datelor.
Prelucrăm exclusiv datele necesare desfășurării activităților educaționale și organizării serviciilor solicitate.
8. În ce scop utilizăm datele
Datele pot fi utilizate pentru:
răspuns la solicitările trimise prin formular;
comunicarea cu părinții;
furnizarea informațiilor solicitate;
organizarea taberelor;
organizarea excursiilor;
organizarea cluburilor de limba engleză;
administrarea rezervărilor;
transmiterea documentelor necesare;
emiterea ofertelor;
gestionarea relației cu participanții;
îmbunătățirea website-ului;
analiză statistică;
securitatea website-ului;
respectarea obligațiilor legale;
apărarea drepturilor și intereselor legitime.
Nu utilizăm datele în alte scopuri incompatibile cu cele prezentate în această politică.
9. Temeiul legal al prelucrării
În funcție de situație, prelucrarea datelor se bazează pe unul sau mai multe dintre următoarele temeiuri juridice.
Executarea unui contract: Datele sunt necesare pentru:
înscrierea într-o tabără;
organizarea unei excursii;
participarea la un club educațional;
furnizarea serviciilor solicitate.
Demersuri precontractuale: Atunci când solicitați o ofertă sau informații privind programele noastre, prelucrăm datele pentru a răspunde solicitării.
Consimțământ: În anumite situații vom solicita consimțământul, de exemplu pentru:
newsletter;
cookie-uri neesențiale;
utilizarea imaginilor în scop promoțional, dacă este necesar.
Consimțământul poate fi retras în orice moment.
Obligație legală: Unele date trebuie prelucrate pentru respectarea obligațiilor prevăzute de legislația fiscală, contabilă sau alte acte normative aplicabile.
Interes legitim: Putem prelucra date atunci când acest lucru este necesar pentru:
securitatea website-ului;
prevenirea fraudelor;
administrarea infrastructurii IT;
apărarea drepturilor noastre în eventuale litigii;
îmbunătățirea serviciilor.
Interesele legitime sunt evaluate astfel încât să nu prevaleze asupra drepturilor și libertăților persoanelor vizate.
10. Comunicarea datelor către terți
Nu vindem și nu comercializăm datele personale.
Datele pot fi comunicate numai atunci când acest lucru este necesar către:
furnizori IT;
furnizori de găzduire web;
procesatori de plăți;
firme de contabilitate;
consultanți juridici;
instituții publice;
autorități competente;
furnizori de servicii de analiză statistică;
organizatori sau parteneri implicați în desfășurarea programelor educaționale.
Toți furnizorii care prelucrează date în numele nostru sunt obligați contractual să respecte cerințele GDPR și să asigure măsuri adecvate de securitate.
11. Transferuri internaționale de date
În anumite situații utilizăm servicii furnizate de companii internaționale precum:
Google;
Squarespace;
Microsoft;
alte servicii cloud utilizate pentru funcționarea website-ului.
În cazul în care datele sunt transferate în afara Spațiului Economic European, aceste transferuri sunt realizate numai în baza mecanismelor recunoscute de legislația europeană, inclusiv clauze contractuale standard sau alte garanții adecvate prevăzute de GDPR.
12. Perioada de păstrare a datelor
Nu păstrăm datele cu caracter personal mai mult decât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor pentru care acestea au fost colectate sau pentru respectarea obligațiilor legale.
Durata exactă de păstrare diferă în funcție de natura informațiilor și de temeiul juridic al prelucrării. În general:
Solicitări prin formularul de contact - până la 24 luni;
Corespondență prin e-mail - până la 5 ani;
Documente privind înscrierea la tabere - pe durata colaborării și ulterior conform obligațiilor legale;
Facturi și documente fiscale - conform legislației fiscale aplicabile;
Date privind securitatea website-ului - conform necesităților tehnice și de securitate;
Cookie-uri - conform Politicii privind Cookie-urile.
La expirarea perioadei de păstrare, datele sunt șterse, anonimizate sau arhivate atunci când legislația impune acest lucru.
13. Cum protejăm datele dumneavoastră
Alphard Educational tratează securitatea informațiilor ca o prioritate.
Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice menite să reducă riscul accesului neautorizat, pierderii, distrugerii sau modificării datelor.
Printre aceste măsuri se numără:
utilizarea conexiunilor securizate HTTPS;
criptarea comunicațiilor;
controlul accesului la date;
parole complexe;
autentificare securizată pentru conturile administrative;
copii de siguranță periodice;
actualizarea platformelor software;
limitarea accesului doar persoanelor autorizate;
monitorizarea infrastructurii IT;
politici interne privind confidențialitatea informațiilor.
Cu toate acestea, niciun sistem informatic și nicio transmisie prin internet nu pot garanta securitate absolută.
Depunem toate eforturile rezonabile pentru reducerea riscurilor și implementarea celor mai bune practici disponibile.
14. Cine poate avea acces la date
Accesul la date este limitat exclusiv persoanelor care au nevoie de acestea pentru îndeplinirea atribuțiilor lor.
Pot avea acces:
personalul Alphard Educational;
colaboratori autorizați;
furnizori IT;
furnizori de găzduire;
procesatori de plăți;
consultanți juridici;
consultanți financiari;
firme de contabilitate;
organizatori ai programelor educaționale;
autorități publice, atunci când legea impune acest lucru.
Toți partenerii care prelucrează date în numele nostru sunt obligați contractual să respecte cerințele GDPR și să implementeze măsuri adecvate de protecție.
15. Drepturile persoanelor vizate
În conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 beneficiați de următoarele drepturi.
Dreptul la informare: Aveți dreptul să cunoașteți modul în care vă sunt prelucrate datele.
Dreptul de acces: Aveți dreptul să solicitați confirmarea existenței prelucrării și o copie a datelor personale.
Dreptul la rectificare: Aveți dreptul să solicitați corectarea informațiilor inexacte sau completarea celor incomplete.
Dreptul la ștergere: În anumite situații puteți solicita ștergerea datelor personale. Acest drept nu este absolut și poate fi limitat atunci când există obligații legale de păstrare.
Dreptul la restricționarea prelucrării: Puteți solicita limitarea utilizării datelor în situațiile prevăzute de GDPR.
Dreptul la portabilitatea datelor: Aveți dreptul să primiți datele într-un format structurat și utilizat în mod curent sau să solicitați transmiterea acestora către un alt operator, atunci când este aplicabil.
Dreptul la opoziție: Vă puteți opune anumitor prelucrări realizate în baza interesului legitim.
Dreptul de retragere a consimțământului: Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras în orice moment. Retragerea nu afectează legalitatea prelucrării efectuate anterior.
Dreptul de a nu face obiectul unei decizii exclusiv automate: Alphard Educational nu utilizează sisteme automate de luare a deciziilor și nu realizează profilare care să producă efecte juridice asupra persoanelor vizate.
Dreptul de a depune o plângere: Dacă apreciați că drepturile dumneavoastră au fost încălcate, puteți depune o plângere la: Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, București, România, www.dataprotection.ro. De asemenea, aveți dreptul de a vă adresa instanțelor competente.
16. Exercitarea drepturilor
Pentru exercitarea drepturilor prevăzute de GDPR ne puteți contacta pe email: alphardeducationalcentre@yahoo.com
Vom răspunde solicitărilor în termenul prevăzut de legislația aplicabilă.
În anumite situații putem solicita informații suplimentare pentru verificarea identității persoanei care formulează cererea.
17. Newsletter și comunicări comerciale
În cazul în care Alphard Educational oferă posibilitatea abonării la newsletter, acesta va fi transmis exclusiv persoanelor care și-au exprimat acordul sau în alte situații permise de lege.
Newsletterele pot conține:
informații despre tabere;
deschiderea înscrierilor;
evenimente;
programe noi;
oferte;
noutăți privind activitatea Alphard Educational.
Vă puteți dezabona în orice moment utilizând linkul inclus în fiecare mesaj sau contactându-ne direct.
18. Fotografii și materiale video
În cadrul taberelor, excursiilor și activităților educaționale pot fi realizate fotografii sau înregistrări video.
Aceste materiale pot fi utilizate pentru:
documentarea activităților;
promovarea proiectelor educaționale;
prezentarea experiențelor participanților;
materiale informative;
website;
paginile oficiale de social media;
materiale promoționale.
În situațiile în care legislația aplicabilă impune obținerea consimțământului, acesta va fi solicitat înainte de utilizarea imaginilor în scopuri promoționale.
Părinții sau reprezentanții legali pot solicita informații suplimentare privind utilizarea imaginilor și își pot exercita drepturile în condițiile legii.
19. Date privind sănătatea și alte informații speciale
În anumite programe educaționale sau excursii poate fi necesară colectarea unor informații relevante privind:
alergii;
intoleranțe alimentare;
afecțiuni medicale importante;
tratamente medicale;
restricții privind participarea la activități.
Aceste informații sunt colectate exclusiv în măsura necesară pentru protejarea sănătății și siguranței participanților.
Accesul la aceste informații este limitat strict la persoanele care au nevoie de ele pentru organizarea în siguranță a activităților.
Nu solicităm și nu prelucrăm categorii speciale de date decât atunci când acest lucru este justificat de natura serviciilor oferite și este permis de legislația aplicabilă.
20. Linkuri către website-uri externe
Website-ul poate conține legături către platforme sau website-uri administrate de terți.
Exemple:
Facebook;
Instagram;
YouTube;
Google Maps;
parteneri educaționali;
platforme de rezervări;
alte resurse informative.
Această Politică de Confidențialitate se aplică exclusiv website-ului alphardedu.eu.
Nu controlăm modul în care terții colectează sau utilizează datele personale și recomandăm consultarea politicilor proprii ale acestora înainte de utilizarea serviciilor lor.
21. Rețele sociale
Website-ul poate include butoane sau linkuri către rețele sociale.
Interacțiunea cu aceste platforme este guvernată de politicile proprii ale operatorilor respectivi.
Simpla existență a unui link nu presupune transferul automat al tuturor datelor personale către respectivele platforme, însă anumite informații tehnice pot fi colectate conform politicilor acestora.
22. Cookie-uri și tehnologii similare
Website-ul alphardedu.eu utilizează cookie-uri și tehnologii similare pentru a asigura funcționarea corectă a platformei, pentru îmbunătățirea experienței utilizatorilor și pentru obținerea unor informații statistice privind utilizarea website-ului.
Cookie-urile sunt fișiere de mici dimensiuni stocate pe dispozitivul utilizatorului atunci când acesta vizitează website-ul.
Acestea pot fi utilizate pentru:
menținerea funcționalităților website-ului;
memorarea preferințelor utilizatorilor;
analizarea modului de utilizare a website-ului;
îmbunătățirea performanței platformei;
asigurarea securității website-ului.
Cookie-urile care nu sunt strict necesare funcționării website-ului sunt utilizate numai după exprimarea consimțământului utilizatorului, atunci când legislația aplicabilă impune acest lucru.
Informații detaliate privind cookie-urile utilizate, durata acestora și modalitatea de gestionare sunt disponibile în Politica privind Cookie-urile.
23. Servicii furnizate de terți
Pentru funcționarea website-ului putem utiliza servicii furnizate de terți.
În funcție de evoluția platformei, acestea pot include:
Squarespace (găzduirea și administrarea website-ului);
Google Analytics;
Google Maps;
Google Fonts;
YouTube;
Meta (Facebook și Instagram);
servicii de email;
servicii cloud;
platforme de procesare a plăților;
alte servicii tehnice necesare funcționării website-ului.
Fiecare dintre acești furnizori își desfășoară activitatea în baza propriilor politici privind protecția datelor.
Alphard Educational selectează cu atenție furnizorii utilizați și urmărește utilizarea unor servicii care oferă garanții adecvate privind securitatea și confidențialitatea datelor.
24. Transferuri internaționale de date
Anumiți furnizori utilizați pentru funcționarea website-ului își pot desfășura activitatea în afara României sau a Spațiului Economic European.
În aceste situații, transferurile de date sunt efectuate numai dacă există unul dintre mecanismele prevăzute de legislația europeană, precum:
decizii de adecvare adoptate de Comisia Europeană;
Clauze Contractuale Standard (Standard Contractual Clauses);
alte garanții adecvate prevăzute de Regulamentul (UE) 2016/679.
Scopul acestor măsuri este de a asigura un nivel de protecție echivalent cu cel garantat în Uniunea Europeană.
25. Comunicări prin e-mail
Dacă ne contactați prin e-mail, vom utiliza informațiile furnizate exclusiv pentru:
identificarea solicitării;
comunicarea cu dumneavoastră;
furnizarea informațiilor solicitate;
gestionarea relației dintre părți.
Vă recomandăm să nu transmiteți prin e-mail informații sensibile care nu sunt necesare soluționării solicitării dumneavoastră.
26. Informații transmise prin formularele website-ului
Datele introduse în formularele disponibile pe website sunt utilizate exclusiv pentru scopul pentru care acestea au fost completate.
Aceste scopuri pot include:
solicitarea de informații;
înscrierea la un program educațional;
solicitarea unei oferte;
contactarea echipei Alphard Educational;
comunicări administrative.
Transmiterea informațiilor false sau aparținând altor persoane fără drept poate atrage răspunderea persoanei care completează formularul.
27. Acuratețea informațiilor
Utilizatorii sunt responsabili pentru exactitatea datelor furnizate.
Vă rugăm să ne informați în cazul în care apar modificări privind:
datele de contact;
identitatea reprezentantului legal;
informațiile necesare organizării programelor;
orice alte date relevante pentru desfășurarea serviciilor.
Actualizarea informațiilor contribuie la buna desfășurare a activităților și la evitarea unor eventuale erori administrative.
28. Confidențialitatea comunicațiilor
Personalul și colaboratorii Alphard Educational sunt instruiți să respecte obligațiile privind confidențialitatea informațiilor.
Accesul la date este acordat exclusiv persoanelor care au nevoie de acestea pentru îndeplinirea atribuțiilor lor profesionale.
Toate persoanele care au acces la informații sunt obligate să respecte măsuri corespunzătoare de securitate și confidențialitate.
29. Breșe de securitate
În situația puțin probabilă a producerii unui incident de securitate care poate afecta drepturile și libertățile persoanelor vizate, Alphard Educational va acționa fără întârzieri nejustificate pentru:
identificarea incidentului;
limitarea efectelor acestuia;
investigarea cauzelor;
implementarea măsurilor necesare pentru prevenirea unor incidente similare.
Atunci când legislația aplicabilă impune acest lucru, vom notifica autoritatea competentă și, după caz, persoanele afectate.
30. Modificarea Politicii de Confidențialitate
Această Politică de Confidențialitate poate fi modificată ori de câte ori este necesar pentru a reflecta:
modificări legislative;
schimbări ale activităților desfășurate;
introducerea unor servicii noi;
modificări tehnologice;
actualizarea procedurilor interne.
Versiunea actualizată va fi publicată pe website, iar data ultimei actualizări va fi modificată în partea introductivă a documentului.
Continuarea utilizării website-ului după publicarea modificărilor reprezintă confirmarea faptului că utilizatorul a luat cunoștință de noua versiune.
31. Proprietatea intelectuală
Conținutul website-ului, inclusiv dar fără a se limita la:
texte;
imagini;
materiale grafice;
elemente vizuale;
logo-uri;
materiale educaționale;
videoclipuri;
design;
structură;
baze de date;
documente;
este protejat de legislația privind drepturile de autor și alte drepturi de proprietate intelectuală.
Reproducerea, distribuirea, modificarea sau utilizarea acestora fără acordul prealabil scris al Alphard Educational este interzisă, cu excepția cazurilor permise de lege.
32. Limitarea răspunderii
Alphard Educational depune toate eforturile rezonabile pentru ca informațiile publicate pe website să fie corecte, complete și actualizate.
Cu toate acestea:
pot exista erori materiale;
anumite informații pot deveni neactualizate;
programele pot suferi modificări;
locațiile, prețurile sau perioadele de desfășurare pot fi actualizate fără notificare prealabilă.
Website-ul are un caracter informativ.
Informațiile definitive privind participarea la tabere, excursii sau alte programe educaționale sunt cele comunicate în documentația contractuală și în comunicările oficiale transmise participanților.
33. Legea aplicabilă
Prezenta Politică de Confidențialitate este guvernată de legislația din România și de legislația Uniunii Europene privind protecția datelor cu caracter personal.
Orice litigiu va fi soluționat pe cale amiabilă ori de câte ori acest lucru este posibil.
În cazul în care soluționarea amiabilă nu este posibilă, competența revine instanțelor judecătorești competente din România, potrivit legislației aplicabile.
34. Date de contact
Pentru orice întrebări privind prelucrarea datelor cu caracter personal ne puteți contacta folosind următoarele date: Alphard Educational
Website: https://alphardedu.eu
Email: alphardeducationalcentre@yahoo.com
Telefon: +40 740 335 385
35. Dispoziții finale
Prezenta Politică de Confidențialitate reprezintă documentul oficial privind prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul website-ului alphardedu.eu.
Documentul trebuie interpretat împreună cu:
orice alte documente contractuale aplicabile serviciilor oferite de Alphard Educational.
În situația în care una dintre prevederile prezentei politici este declarată nulă, nelegală sau inaplicabilă, celelalte prevederi vor continua să producă efecte juridice.
Alphard Educational își reafirmă angajamentul de a respecta principiile legalității, transparenței, responsabilității și securității în prelucrarea datelor cu caracter personal, urmărind permanent protejarea drepturilor și intereselor tuturor persoanelor care utilizează website-ul sau participă la programele educaționale organizate.